Меню Рубрики

Где хранятся приказы на отпуск сотрудников

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск. Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

  • приказы о приеме сотрудников на работу;
  • распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

  • приказы об отпусках;
  • распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками. В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел. При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами. Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив. Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника. Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами. Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

  • указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
  • отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал. При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников. Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме. Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

источник

Коллеги,
я вот точно знаю, что:
1. Личные карточки хранятся по алфавиту отдельно работающие сотрудники и уволенные
2. Трудовые договоры аналогично личным карточкам
3. Личные дела аналогично
4. Отдельная папка — приказы на прием
5. Отдельная папка — приказы на отпуск
6. Отдельная папка — приказы на увольнение
7. Отдельная папка — заявления на увольнения
8. Отдельная папка — заявления на отпуск

Вот подняла вопрос, что кадровую документацию надо бы рассортировать в таком вот порядке. На что получила вопрос от руководства — а на каком основании ты так считаешь. Приведи мне статью,регламентирующую именно такой порядок хранения, имеющую не рекомендательный, а обязательный характер.
«Почему трудовой договор и карточка не могут храниться в одном личном деле вместе с остальными документами сотрудника. ведь так же удобнее»

Что вы можете сказать по этому поводу?

Судя по всему вы приводите выдержки из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Действительно данный документ носит для ком. организаций рекомендательный характер. Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива. Для этого создаются такие организационные документы, как положение об архиве организации и кому либо вменяются обязанности архивариуса. (данное мнение разделяет Доронина Л. Сроки и способы хранения кадровой документации («Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3)).
Следует отметить, что при разработке данного положения важно соблюсти сроки хранения кадровой документации. Последние регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

#5, о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных и зарубежных командировках хранятся 75 лет, откуда эти 50 лет?

я тоже храню ТД в Т2. есть отдельно папка на отпуск, папка на прием\увольнение.
интересно, а если, как у меня 20 юрлиц, и по всем завести эти множественные папки, какого размера должен быть кабинет ОК? :))

у меня на предыдущем месте работы все ТД хранились в отдельной папке и в конце года прошивались и в архив. по мне — так неудобно.

#16. это как уничтожить? )) вы издеваетесь? как при случае доказывать, что ты не индюк, что не просто так приказ сляпал?

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ МИНИМУМ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

ДОКУМЕНТ ССЫЛКА НА НОРМАТИВНЫЙ АКТ СРОК ХРАНЕНИЯ
Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189, 190 ТК РФ 1 год (после замены новыми)
Положение о защите персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Не указан. Можно установить 5 лет
Положение об оплате труда ст. 135 ТК РФ Не указан. Можно установить 5 лет
Трудовой договор ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ 75 лет
Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увльнении) ст. 68, 62 ТК РФ; Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет; о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет
Штатное расписание ст. 15, 57 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Постоянно
График отпусков ст. 123 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год
Личная карточка работника Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (п.12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 75 лет
Табель учета рабочего времени и расчет оплаты труда ст. 91, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год
Трудовая книжка ст. 65, 66 ТК РФ; постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»; постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (п.40-41); постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п.5 ст 9) 50 лет
Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» 5 лет
Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске Ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ 75 лет

источник

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

источник

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

  • бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
  • после этой даты — 50 лет.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).

Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:

  • от вида отпуска;
  • условий, в которых трудятся на предприятии.

Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск без сохранения зарплаты.
Читайте также:  Как найти квадратный корень из числа

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@;
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

источник

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

источник

Узнайте, какой срок кадровик обязан хранить письменную просьбу работника о предоставлении ему отпуска. Ищите 2 памятки-подсказки от опытного эксперта-кадровика.

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения документов по личному составу указаны в двух нормативно-правовых документах:

  • ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (далее — Закон № 125);
  • перечне, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Началом срока хранения считают 1 января того года, который непосредственно следует за годом окончания делопроизводства, а не дату создания документа (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

  1. Сколько хранятся заявления на отпуск

По общему правилу, все документы по личному составу хранят в течение определенного периода с учетом времени их создания и окончания делопроизводства (ст. 17 закона № 125-ФЗ.

  1. Срок хранения заявления на отпуск, приобщенного к личному делу сотрудника, составляет:
  • 75 лет, если они закончены делопроизводством до первого января 2003 года;
  • 50 лет, если они закончены делопроизводством после первого января 2003 года.

Письменная просьба работника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска приобщается к приказу руководителя на предоставление отпуска. Пунктом 19 Перечня установлено, что такие документы следует хранить 5 лет, если они не были приобщены к личному делу сотрудника. Необходимо учитывать, в зависимости от вида предоставляемого отдыха, от условий работы сотрудника срок хранения заявлений на отпуск работников может отличаться.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как хранить документы в кадровой службе . Из статьи вы узнаете, какие документы обязательны для хранения, каковы условия хранения, какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами.

Заявление на отпуск, подшитое в личное дело, необходимо хранить не менее 75 лет, если оно закончено делопроизводством до 1 января 2003 года. Если личное дело закончено после 2003 года, хранить его нужно не менее 50 лет. Это очень важно учитывать для надлежащего применения пунктов 656, 665 Перечня, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Такое понятие как «личное дело», порядок наполнения этого документа определен только для государственных служащих. Положение о персданных государственного гражданского служащего Российской Федерации и о ведении личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609. В Положении установлен перечень обязательных документов, которые нужно включить в личное дело.

В этом перечне отсутствует заявление о предоставлении отпуска. Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, создаст он отдельные папки, куда будут включены соответствующие заявления, или включит их в состав личного дела сотрудника. В зависимости от этого хранение заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск должно осуществляться 75, 50 или 5 лет соответственно.

Памятка от эксперта-кадровика. Сроки хранения кадровых документов в организации

Независимо от того, куда будут подшивать заявление на отпуск, каким годом было закончено делопроизводство, для отдельных категорий работников хранить такие документы необходимо 75 лет. К таким категориям относятся сотрудники, работающие во вредных, опасных условиях.

Личные дела руководителей, в которые помещены заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ).

Для кадровых отделов госструктур разработаны соответствующие акты, которыми регламентируется организация подготовки и хранения внутренних документов. Несмотря на это все нормативно-правовые акты объединяет следующее:

  • 5 лет хранят заявления на ежегодные оплачиваемые и учебные отпуска, не помещенные в состав личных дел;
  • 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников, работающих во вредных, опасных, тяжелых условиях;
  • 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников государственной службы, которая не является государственной гражданской службой;
  • бессрочно хранят заявления на отпуск, полученные от руководителей, если такие заявления находятся в составе личных дел;
  • от 75 до 50 лет (в зависимости от года окончания делопроизводства) хранят заявления на отпуск во всех остальных случаях, если они размещены в составе личных дел.

Для акционерных обществ основной порядок и сроки хранения кадровых документов установлен постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 года под № 03-33/пс. Хранение документов по личному составу обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юридического лица.

Все прочие организации, относящиеся к частной форме собственности, вправе устанавливать свой порядок ведения дел и хранения документов по личному составу, учитывая все правила соответствующего Перечня. Требования к сортировке, хранению кадровых документов работодатель устанавливает локальными нормативными актами с учетом требований действующего законодательства.

Ответ на вопрос, где хранятся заявления на отпуск, зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Общий порядок ведения документооборота в каждой организации, в том числе и правило ведения, хранения кадровых документов, конкретная организация вправе установить самостоятельно. Важно учитывать требования действующего законодательства (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ). Исключением являются те организации, в которых соответствующий порядок закрепляется на законодательном уровне.

Заявление на отпуск, где должно храниться на практике

На практике многие организации хранят письменные заявления сотрудников:

  • в личных делах, если они ведутся;
  • помещают в отдельные дела;
  • группируют с распоряжениями.

От того, где хранить заявления на отпуск, зависит и конкретный срок их хранения. Личные дела должны храниться от 75 до 50 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. При этом отдельные папки, в которые помещены заявления или сгруппированы приказы с заявлениями можно уничтожить уже через пять лет (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ и п. 665 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы. Основные рекомендации к устройству хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года под № 526. Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

Памятка эксперта-кадровика. Как оформлять дела по личному составу

Ответ на вопрос, где хранятся приказы на отпуск, также зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Распоряжения можно поместить в личных делах сотрудников, если их ведут в организации, разместить в отдельных делах или сгруппировать с заявлениями. В зависимости от этого устанавливается срок хранения. Например, приказы, размещенные в отдельных делах и сгруппированные с письменными заявлениями сотрудников достаточно хранить в течение пяти лет.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, каким способом уничтожить документы с истекшим сроком хранения . В статье описаны все варианты безопасного и надежного уничтожения документов, у которых истекли установленные сроки хранения.

Срок хранения заявления на отпуск зависит от вида отпуска, от того, куда помещен такой документ. Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы.

Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

источник

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов, утв. Постановлением Госстандарта России №65-ст от 03.03.2003г.

К первой группе приказов следует отнести организационные и управленческие документы. Они издаются в тех случаях, когда на предприятии нужно определить порядок (структуру) управления, штатное расписание, внести изменения в штатное расписание, решить вопросы реорганизации (создания или ликвидации структурных подразделений) и др. Организационные приказы издаются на бланке предприятия, в свободной форме. Регистрируются и хранятся они у секретаря или лица, ответственного за ведение документации на предприятии. Срок хранения таких приказов не имеет ограничения.

Ко второй группе относятся оперативные приказы по административно-хозяйственной деятельности. С их помощью решаются вопросы текущей работы предприятия, технического оснащения, снабжения. Они издаются по результатам работы за определенный период времени, по итогам проверок, ревизий и пр. Порядок оформления, регистрации таких приказов аналогичен предыдущей группе, однако срок их хранения – 5 лет. По истечении указанного срока они уничтожаются установленным порядком.

Читайте также:  Как iphone проверить на вирусы

Следующая группа – это приказы по личному составу. Они оформляются, регистрируются и хранятся в отделе управления персоналом. По срокам выделяют приказы длительного хранения (75 лет) и краткосрочного (менее 10 лет).
К первым относятся приказы о приеме, увольнении, постоянном и длительном временном переводе, смене фамилии, присвоении квалификации, звания, степени, длительных командировках и пр. Эти приказы регистрируются в отдельном журнале, имеют литеру «л/с» или «к». В конце года они, как правило, нумеруются, сшиваются вместе с журналом регистрации и сдаются в архив. Ко вторым – приказы о предоставлении отпусков, краткосрочных командировках, временных переводах и замещениях, стажировке и пр. Эти приказы хранятся 5 лет, после чего уничтожаются с составлением акта.

Большинство приказов по личному составу оформляется на бланках унифицированных форм. Например, при приеме на работу используется бланк формы Т-1, при переводе – Т-5, при направлении работников в командировку – Т-9…. Если нужного бланка среди унифицированных форм нет (к примеру, для приказа о повышении квалификационного разряда), предприятию разрешается разработать свою форму.

источник

Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет. Значит ли это, что хранить их необходимо раздельно?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Обоснование вывода:
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», далее — Закон N 125-ФЗ).
В силу ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Указанный документ устанавливает обязательные для организаций сроки хранения документов, включая и кадровые. При этом из п. 19 Перечня следует, что документы по личному составу, а именно приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет.
Порядок подготовки документов к архивному хранению (в том числе формирования и оформления дел, принимаемых в архив организации), комплектования архивов, хранения архивных документов регламентируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), которые распространяются на архивы государственных организаций. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться данными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов (Введение к Правилам).
Согласно п. 3.5.1 Правил под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела (п. 3.5.3 Правил). При этом приказы по личному составу группируются в дела в хронологическом порядке в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Правил).
Таким образом, приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Автор: Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

Источник: НОУ «ИПП»

  • График отпусков в организации
  • Документационное оформление деятельности кадровой службы

Правильно ли я понимаю, что график отпусков обязателен для работника и работодателя только при наличии в организации установленного порядка ухода в отпуск? Статьей 122 ТК РФ порядок предоставления отпусков устанавливается согласно очередности, заведенной в организации. Значит ли это, что если в организации не установлен порядок ухода в отпуск, то и график отпусков не обязателен?

Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников согласно ст. 123 ТК РФ.

Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника

График отпусков нельзя считать документом, разрабатываемым по усмотрению организации. Он является обязательным локальным нормативным актом, утверждаемым ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Иной порядок определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков предусмотрен для отдельных категорий работников. Например, у работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема на работу новых работников.

Каковы правила согласования графика отпусков?

В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26, указано, что график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

График отпусков является сводным графиком. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

В многолетней практике работы кадровых служб по оформлению отпусков сложилась следующая технология разработки графика, которую можно признать рациональной. Структурные подразделения представляют в кадровую службу проекты графиков отпусков, на основании которых составляется сводный график. Из утвержденного сводного графика делаются выписки для структурных подразделений и под расписку передаются их руководителям. Работники структурных подразделений должны быть под расписку ознакомлены с графиком отпусков.

В какой форме должен отражаться в графике отпусков период предоставления отпуска: точная дата отпуска или только месяц?

Это спорный вопрос. В самом постановлении Госкомстата России нет его единого решения.

Организация может решать этот вопрос по своему усмотрению. Однако следует отметить, что сама «природа» такого документа, как график отпусков, требует точной фиксации отпускного периода в виде даты, а не расплывчатой в виде месяца. Кроме того, при указании в графике точной даты в дальнейшем не требуется написание заявления об отпуске, т. к. отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. При указании в графике только месяца обязательно требуется заявление работника для выявления конкретной даты начала отпуска, что увеличивает общее количество документов, необходимых для оформления отпуска.

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Унифицированная форма графика отпусков (Т-7)

В графах 6 и 7 употребляется термин «дата» (запланированная и фактическая)

Как можно внести исправление (например, числа или буквы) в уже готовый и подписанный приказ?

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, не содержит ответа на данный вопрос. Однако сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Можно ли выпускать приказы не по типовой форме, а в текстовом виде, если в тексте приказа учтены все требования?

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрении работников и предоставлении отпусков. Названное постановление Госкомстата России не имеет государственной регистрации, осуществляемой Минюстом России, в связи с чем многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы по указанным выше вопросам. Однако письмом Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД данный документ признан не нуждающимся в гос. регистрации.

Согласно постановлению Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 (п. 17, абз. 5) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» порядок опубликования и вступления в силу таких документов определяется федеральным органом исполнительной власти, утвердившим документ, а в п. 2 постановления Госкомстата России от 06.04.01 указано «распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на юридические лица всех форм собственности, в п. 1.2 — на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений».

Таким образом, кадровым службам следует переходить к использованию утвержденных Госкомстатом России форм приказов.

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Именно это, т. е. отсутствие унифицированных форм, а не их наличие, создает трудности в работе специалистов кадровых служб.

Применение в работе службы кадров форм, утвержденных Госкомстатом России, существенно упрощает и ускоряет издание кадровых приказов, позволяет избежать ошибок и высвободить время для решения проблем управления персоналом.

В то же время нельзя признать не имеющим юридической силы текстовой приказ по личному составу, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Регистрационные индексы приказов по личному составу отличаются от регистрационных индексов приказов по основной деятельности

Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), т. е. простая порядковая нумерация (натуральный ряд чисел) — 1, 2, 3, 4, 5. а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.

Если приказов по личному составу очень много, например в окружной организации, то можно нумеровать все приказы отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения.

Например, можно использовать обозначения 1п, 2п, Зп. для нумерации приказов о приеме; 1пр, 2пр, Зпр. — о переводе; 1у, 2у, Зу- об увольнении; 1км, 2км, Зкм. -о командировании и т. д.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида.

Буквенно-цифровая индексация кадровых приказов не является обязательной и единственно возможной

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

В работе можно применять только цифровую индексацию приказов по личному составу, но с обязательным отличием ее от цифровой индексации приказов по основной деятельности.

Например: 1/1, 2/1, 3/1. — кадровые приказы со сроком сроком хранения 75 лет;1/2, 2/2, 3/2 …- кадровые приказы со сроком хранения 5 лет.

Постановлением Госстандарта России от 26.08.01 № 352-СТ отменено постановление Госстандарта России от 31.07.97 № 273 «О принятии и введении в действие ГОСТ Р 630-97 » Унифицированные системы документации. «» и последующие изменения к нему. Чем теперь руководствоваться при оформлении документации?

До утверждения Госстандартом России нового ГОСТа на организационно-распорядительную документацию (ОРД) и регистрации его в Минюсте России при оформлении служебной документации следует пользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Федеральной архивной службой России 27.11.00. Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо также использовать альбом унифицированных форм ОРД, подготовленный специалистами ВНИИДАД в 1993 г.

Требуется ли заверять специальной отметкой ксерокопии служебных документов? Влияет ли отсутствие такой отметки на юридическую силу ксерокопии?

Ксерокопирование оригинала документа — один из способов получения дополнительных экземпляров документа, называемых копиями. Любая копия документа требует обязательного заверения для придания ей юридической силы. Особенно важна процедура заверения для копий, получаемых с помощью технических средств, т. к. при их использовании возможны подлоги а заголовочной, содержательной или оформляющей частях документа. В связи с этим незаверенная ксерокопия юридической силы не имеет.

Копии документов заверяются по установленной форме, специальной отметкой о заверении копий. Отметка проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке или передаче копии документа в другую организацию или при выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью.


Архивная обработка документации: что она собой представляет?

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

Читайте также:  С чем пьют ликеры молочные

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, т.е. не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы (5 лет) отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?

Здравствуйте! При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. 19 б Перечня 2010 года такие приказы хранятся 50 лет, включаются в опись дел по личному составу. Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст.19б ТПУД 2010?

Здравствуйте! Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 (50) лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся. со штатными расписаниями или с приказами по осн.деятельности. У нас я такие нашла с индексом л/с и «к». вот и запуталась. И еще. приказы о поощрении хранятся 75 лет, а если они с индексом «к»? Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт.расписание хранятся 75 лет?

Здравствуйте! Все приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно. 75 лет хранятся штатные расстановки (ст.74 Перечня 2010 года). Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности. Если штатное расписание утверждено без приказа с проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ…, дата, подпись руководителя», то такое штатное расписание формируется в отдельное дело, к нему подшиваются все изменения, оформленные аналогично. Заголовок дела: «Штатное расписание управления на 2017 год и изменения к нему». Лучше оформлять штатные расписания по второму варианту, он более удобен в использовании, т.к. все документы по данному вопросу сформированы в одно дело.

Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения. Если нумерация приказов при этом нарушается, то в заголовке дела номера не указываются, в предисловии к описи дел отмечается, что при переформировании дел с приказами был нарушен порядок нумерации.

У нас штатные расписания с грифом «утверждаю’. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?

Здравствуйте! Штатные расстановки формируются в отдельное дело и включаются в опись дел по личному составу.

Здравствуйте! Я недавно устроилась работать в школу, секретарем. Нужно навести порядок в архиве, но не знаю точно какие документы оставить, а какие можно уничтожить. Хотелось бы узнать сколько хранятся классные журналы, личные дела учащихся, личные дела работников. И ещё, хранить ли приказы по личному составу, если все они делаются ещё и в рукописном варианте. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Сроки хранения основных управленческих документов определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения специфических документов существуют ведомственные перечни. Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата. Сроки хранения личных дел учащихся, классных журналов устанавливаются ведомственным перечнем.

Здравствуйте! Хотелось бы спросит в нашей организации нумерация приказов ведется н-р №25 от 17.08.2017, №25/2 от 17.08.2017, №25/3 и т.д. если издаются приказы в 1 день. Правильно ли у нас? И если нет, то какой распорядительный документ мы нарушаем?

И еще один вопрос Отзыв из отпуска в каком журнале фиксировать?

Здравствуйте! Нет неправильно. Приказы должны иметь валовую нумерацию, независимо от того, сколько приказов в день издается.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста. приказы о предоставлении отпуска без сохранения зар. пл и отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком могут регистрироваться и хранится с приказами о приеме, переводе и увольнении? Спасибо.

Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы и должны регистрироваться и подшиваться вместе с приказами о приеме, переводе и увольнении, так как они имеют один срок хранения (75 лет или 50 лет по закону 43 ФЗ).

Наша организация начала существовать с 2009 года, в штате 18 человек. С 2009 года все приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.) хранятся в одной папке, т.е. старым работником приказы не распределялись по группам как положено. Как мне теперь распределить все старые приказы по группам? И могу ли я с нового года, например, начать распределять приказы по группам.

Здравствуйте! С нового календарного года вам следует начать регистрацию и формирование приказов в разные дела по их видам. При составлении описей дел и оформлении дел за 2009—2017 гг. надо сформировать отдельные дела по таким же группам.

Добрый день. Разъясните, пожалуйста, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности? Какими нормативными актами следует руководствоваться на сегодняшний день для того, чтобы грамотно вести делопроизводство в образовательной организации?

Здравствуйте! К приказам по основной (профильной) деятельности относятся приказы, касающиеся служебной, производственной (у вас — образовательной) деятельности организации. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, об аттестации, повышении квалификации, награждении, оплате труда и др. Подробно о содержании приказов по личному составу и делении их на приказы временного и долговременного срока хранения перечислено в ст. 19 б Перечня 2010 г.

Для грамотного ведения делопроизводства вам понадобится ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рекомендую использовать также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009.

Для разных видов приказов установлены различные сроки хранения. Каков срок хранения приказов по отпускам?

Право работников на предоставление им ежегодного оплачиваемого отпуска установлено действующим Трудовым кодексом, в частности, ст. 114 данного нормативно-правового акта. При этом процедура направления персонала компании в отпуска предусматривает составление графика отпусков, который должен формироваться в конце предыдущего года и включать в себя все планируемые периоды отпусков действующих сотрудников предприятия на будущий год. При необходимости в ранее утвержденный график отпусков могут быть внесены изменения. О том, как это делается, читайте в нашем материале.

Обратите внимание! График отпусков на 2018 год по организации должен быть утвержден не позже, чем 17 декабря этого года.

Помимо основных очередных оплачиваемых отпусков, в соответствии с актуальным законодательством работникам также могут предоставляться иные виды отпусков, включая:

Каждый из перечисленных видов отпусков имеет свои нюансы в плане предоставления и оформления. Мы сформировали наиболее полную подборку актуальных материалов по этим вопросам.

Скачайте документы по теме:

Чтобы направить сотрудника в отпуск, помимо утвержденного в соответствии с действующим порядком графика отпусков работодателю необходимо:

В некоторых случаях для правильного документального оформления процедуры направления работника на отдых потребуется также получить от него соответствующее заявление. Читайте о том, когда это нужно сделать, в нашем материале.

При направлении сотрудника в отпуск согласно ранее утвержденному графику или по иным причинам работодатель издает соответствующий приказ, в котором фиксируется:

Для удобства оформления данного приказа компания может использовать унифицированную форму № Т-6, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Пример заполнения такого документа приведен здесь.

Вместе с тем, на сегодняшний день организациям предоставлено право самостоятельно составлять формы таких приказов. Тем не менее, во всех случаях такой документ должен быть снабжен подписью руководителя компании и самого работника, который простановкой своей подписи подтверждает факт ознакомления с его содержанием.

Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа.

Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу. Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга.

В свою очередь, принадлежность приказов на отпуск к категории документов по личному составу определяет нормативные сроки их хранения. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что приказы, направляющие работников в разные типы отпусков, подлежат хранению в течение различных промежутков времени.

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска в целях определения ответа на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск, рассматриваются так же, как ежегодные дополнительные отпуска. Они относятся к документам краткосрочного хранения, для которых нормативный срок в этом отношении составляет пять лет.

Обратите внимание! Для приказов на учебный отпуск срок хранения определяется в аналогичном порядке и составляет 5 лет, если они не хранятся в составе личных дел работников.

Что касается необходимости прикрепления к ним соответствующих заявлений работников о предоставлении отпуска, то конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

Актуальные нормативные документы не содержат требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению. Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне. Прочтите наш материал, чтобы узнать, каких компаний касаются особые правила.

Сроки хранения приказов на отпуска особых видов, включая отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за малолетними детьми и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающих в особо вредных, тяжелых или опасных условиях, регламентируются Перечнем № 558 в специальном порядке.

В данном случае период, в течение которого организация обязана обеспечивать их сохранность, зависит от времени их изданий, поскольку в последние годы в нормативную базу по этому вопросу были внесены изменения:

Опытные сотрудники кадровых служб рекомендуют обращать внимание на тот факт, что в отношении отпуска по беременности и родам срок хранения приказов по отпускам в организации Перечнем № 558 не определен. Некоторые компании рассматривают их как приказы краткосрочного хранения, однако такая интерпретация этого вопроса может привести к возникновению сложностей при проведении проверок. Кроме того, следует учитывать, что для приказов на отпуск, предоставляемый в целях осуществления ухода за ребенком, нормативный срок обеспечения сохранности составляет от 50 до 75 лет.

В этой связи ответ на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск по беременности и родам, не выглядит однозначным: целесообразно обеспечить хранение приказов на отпуск по беременности и родам в течение соответствующего периода. Прочтите наш материал, чтобы узнать, какой позиции по этому вопросу придерживаются контролирующие органы.

Кадровые документы в течение срока хранения приказов на отпуска следует держать в порядке, обеспечивающем возможность беспрепятственного доступа к ним уполномоченным лиц и поиска необходимого документа. Как правило, такие документы распределяют по отдельным папкам, согласно установленному для этих приказов по отпускам сроку хранения.

Сортировку приказов внутри папок целесообразно произвести по одному из удобных критериев — году издания или фамилии работника, направленного в отпуск.

Документы большого объема, которые включают в себя 250 и более страниц формата А4, следует разделять на несколько томов, которые сортируются по алфавиту и затем размещаются в нескольких папках. На их обложках указывается информация, позволяющая быстро найти необходимый документ среди этих папок: буквы алфавита, которыми промаркированы документы, хранящиеся в конкретной папке, даты издания первого и последнего приказа внутри нее, а также первый и последний регистрационный номера таких документов.

Следует обратить внимание, что бумаги, которые используются в качестве основания для выдачи приказа, размещаются в отдельном месте: мы расскажем, как обеспечить их правильное хранение и взаимосвязь между этими документами.

Каждый из документов, подлежащих хранению, размещается в соответствующую папку, после чего папки необходимо прошить нитками и упаковать в картонные коробки. Место хранения документов должно обладать характеристиками влажности и иных параметров, обеспечивающих сохранность документации в течение длительного времени. В случае, если в организации образуется большое количество документов, подлежащих хранению, можно рассмотреть вопрос о передаче их в специализированный архив. Кроме того, специальный порядок обеспечения хранения должны обеспечивать бюджетные организации: о требованиях, установленных для них в этом вопросе, читайте в нашем материале.

источник